La administración de documentos es el proceso de crear, almacenar y organizar documentos de una manera que los haga fáciles de encontrar, usar y actualizar. Esto puede incluir cosas como la creación de un sistema de archivo, el uso de software para almacenar y organizar documentos y el establecimiento de protocolos para acceder y compartir documentos.

El objetivo de la gestión de documentos es facilitar la búsqueda y el uso de los documentos que necesita, al mismo tiempo que garantiza que sean precisos y estén actualizados. Esto puede ser particularmente importante en empresas y organizaciones, donde puede haber muchos documentos diferentes que deben administrarse y compartirse entre diferentes equipos y departamentos.

Hay muchas herramientas y técnicas diferentes que se pueden usar para administrar documentos, incluidos los sistemas de administración de documentos electrónicos, los sistemas de archivo físico y las herramientas de flujo de trabajo. El enfoque específico que se utilice dependerá de las necesidades de la organización y del tipo de documentos que se gestionen.

• Organización mejorada: un sistema de administración de documentos puede ayudarlo a mantener sus documentos organizados y fáciles de encontrar, lo que reduce el tiempo que dedica a buscar los documentos que necesita.
• Mayor eficiencia: al facilitar el acceso y el intercambio de documentos, un sistema de administración de documentos puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente y hacer más en menos tiempo.
• Seguridad mejorada: un sistema de administración de documentos puede ayudarlo a mantener sus documentos seguros, con funciones como protección con contraseña, encriptación y controles de acceso.
• Mejor colaboración: un sistema de gestión de documentos puede facilitar que los miembros del equipo compartan y colaboren en documentos, incluso cuando trabajan de forma remota.
• Mejor control de versiones: con un sistema de gestión de documentos, puede realizar un seguimiento de los cambios en los documentos y volver fácilmente a las versiones anteriores si es necesario.
• Cumplimiento mejorado: un sistema de administración de documentos puede ayudarlo a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios al rastrear y almacenar documentos de manera segura y compatible.
• Reducción del uso de papel: al almacenar documentos electrónicamente, un sistema de gestión de documentos puede ayudar a reducir la dependencia del papel de su organización y mejorar la sostenibilidad ambiental.

Apoyándonos de la plataforma Microsoft 365 y SharePoint Online, en Chimalli Apps hemos desarrollado una solución tecnológica que le permitirá a su organización, gestionar los documentos más relevantes de su organización con el fin de tenerlos vigentes.

De esta forma, todos los miembros de su organización podrán consultar la información actualizada que publique cada departamento. Como Políticas, Procedimientos, Manuales, Formatos Corporativos, etc.

Los administradores podrán designar responsabilidades a personas específicas de cada departamento para la revisión y actualización de la documentación. De esta forma, sólo ese grupo de personas podrá editar los documentos y someterlos a revisión de los managers del Departamento y algún equipo revisor como Auditoría Interna o Control Interno.

Los aprobadores serán notificados vía Email y/o Teams de las aprobaciones asignadas, y podrán hacer su resolución directamente en la plataforma.

Nuestra solución es configurable y de fácil implementación y mantenimiento. Puede solicitar una demostración dando clic aquí.